Então, você chegou no ponto que precisa criar vários processos repetitivos no seu dia a dia e isto começou a tomar muito o seu tempo... Isso é ruim não? Talvez seja a hora de automatizar estes processos para que consiga focar no que realmente é importante para você!

Com essa necessidade surgiu a integração com o Zapier!

Se você nunca ouviu falar do Zapier ou não sabe bem o que é, recomendo que leia este artigo antes de prosseguir.

"Ok, cliquei em Make a Zap, mas ainda não sei o que fazer!"

Este artigo vai te ajudar a resolver este problema!

Antes de tudo, você precisa saber responder esta perguntas: O que estou tentando automatizar? e também Quais são os elementos envolvidos?

As possibilidades de integrações que o Zapier possibilita são infinitas!
Talvez você queira...

  • alimentar uma planílha com o histórico de negócios ganhos
  • registrar uma pessoa e um negócio no Agendor assim que receber a resposta de um email de um possível cliente seu
  • criar uma tarefa para responder um cliente que acabou de te mandar um email
  • enviar um email para o responsável pelo estoque assim que um negócio perdido com este motivo de perda

além disso é possível até integrar o Agendor com o próprio Agendor, sendo possível:

  • Cadastrar uma Reunião sempre que um novo negócio for criado no Agendor.
  • Criar um negócio em uma conta de follow-up de vendas do Agendor, assim que ele for ganho em uma outra conta.

ou o que a sua necessidade precisar.

Lembra o que foi escrito alguns parágrafos acima, o ideal é que um processo repetitivo e que toma bastante tempo se torne automatizado, então vou mostrar para você o passo a passo de uma integração funcional que faz parte do dia a dia de muitas pessoas. Vamos pegar como exemplo o segundo item que mencionei, por ser bem completo e é possível aprender bastante coisa com ele, vamos lá?

Assim que você clicar em Make a Zap, você vai se deparar com esta tela:

Agora vou reforçar o que escrevi anteriormente:
O que estou tentando automatizar? e Quais são os elementos envolvidos?

Bom, no caso seria:

  • registrar uma pessoa e um negócio no Agendor assim que receber a resposta de um email de um cliente seu

Com isso já conseguimos identificar os elementos envolvidos, que são:

  • Provedor de Email
  • Agendor (para criar uma pessoa)
  • Agendor (para criar um negócio)

Podemos até observar melhor este cenário e montar um pequeno fluxo de como os eventos irão acontecer, no caso, seriam:

Vou usar o Gmail como exemplo, mas saiba que o Zapier consegue utilizar vários outros provedores.

Então com as perguntas respondidas e o fluxo em mente, já podemos começar!

Sabemos que o que vai iniciar o fluxo descrito é o recebimento de um email, a primeira ação do fluxo, que vai disparar a cadeia de eventos é chamada de Trigger

Então, na tela que mostrei acima você consegue pesquisar e selecionar o Gmail, assim que clicar o Zapier irá apresentar para você uma lista de Triggers que o Gmail oferece¹.

No caso, vamos selecionar a primeira opção, New Email Matching Search. Vale ressaltar que a última opção (New Email) também é possível, porém se você criar uma pessoa e um negócio no Agendor SEMPRE que receber um email (isso é, sem filtros, o que inclui SPAM) isso prejudicará a sua automatização, e ao invés de economizar tempo, você terá todo o trabalho de ficar vendo contatos no Agendor que não são relevantes para o seu negócio.

Com isso, é só clicar em "Save + Continue" e o Zapier irá pedir para que você conecte uma conta do Gmail para ele saber qual conta de email terá que observada.

E agora o Gmail precisa saber, "quais emails irão disparar esta cadeia de eventos"?
No caso do  New Email Matching Search a integração pede um texto como se fosse realizar a pesquisa do Gmail, para saber se o email irá ou não passar pelo fluxo, no meu exemplo, vou querer prosseguir com o fluxo os casos de emails que possuirem a palavra "Proposta":

Clicando em "Continue" você pode realizar um teste para ver se o que você está fazendo irá trazer resultados. Aproveitando isso, se neste teste ele encontrar algum resultado, ele será usado nos passos a seguir! Com o propósito de facilitar o preenchimento das próximas etapas também, então sugerimos que realizem os testes assim que lhe for solicitado! No caso, como podem ver na imagem abaixo, eu tenho dois emails com a palavra "Proposta", só escolher um para prosseguir.

aí esta parte já acabou! Vamos pras Actions!

Actions, como o nome já diz, são ações que ocorrerão no sistema que selecionar, no nosso caso, o Agendor. Geralmente as Actions são relacionadas aos verbos "Criar", "Atualizar", "Remover" ou sinônimos deles. O nosso segundo passo consiste em "Criar uma pessoa no Agendor", então vamos selecionar o Agendor e observar o que ele irá apresentar para a gente:

Aparentemente, Find or Create a Person nos atende super bem! Vale ressaltar que o Zapier é um sistema todo inglês, então tenho que confessar que até tentamos deixar os campos em português, porém o próprio Zapier nos sugeriu para colocarmos tudo em inglês, mas demos uma roubadinha e colocamos alguns termos em português entre parêntesis para que seja mais fácil a associação com o que você vê no Agendor!

Agora para conectar uma conta, o modo é um pouco diferente que o do Gmail:

Como a descrição informa, pode-se clicar no link e ir para a tela de integrações do Agendor para conseguir copiar e colar o Token.

Se estiver tudo certo, Save + Continue para ir para o próximo passo!

Claramente, você não iria querer a mesma pessoa sendo cadastrada várias e várias vezes no Agendor sempre que ela responder o email, então por isto as criações no Agendor são feitas uma Busca para garantir que não está cadastrando os mesmos registros múltiplas vezes.

Vamos focar no Preenchimento agora dos campos, que é uma parte bem importante de qualquer integração sendo feita pelo Zapier.

Existem vários modos de preenchimento dos campos nas Actions, mas não se preocupe, aos poucos, vou apresentar todos.

O mais simples é este são os que você vê na imagem acima, ao clicar no ícone à direita, o Zapier irá mostrar os campos que ele obteve nas etapas anteriores, ou seja, atualmente, os campos que estão disponíveis para selecionarmos são os que foram encontrados no teste da etapa anterior, New Email Matching Search. Lembra que comentei que é bom realizar os testes? É aqui que eles começarão a serem utilizados, podem ver que o Zapier está mostrando os dados do email que selecionei.

Em Name, vou colocar o que vier no "From Name" do Gmail, e o Email de quem está me enviando e ele fica deste jeito:

Nos campos com este ícone no canto direito tem um modo mais avançado de uso, como por exemplo, é possível também escrever outras coisas junto com o campo selecionável, não vou explorar muito isso neste exemplo, mas é bom saber que é possível deixá-lo assim:

O resultado no Agendor irá pesquisar uma pessoa no Agendor com o nome:
"Rodrigo Alves - Zapier"

Para habilitar a criação caso nada for encontrado, basta selecionar a caixinha (também conhecido como checkbox) que está na parte de baixo da tela:

Ao selecionar ele, o Zapier irá apresentar vários outros campos que poderão ser preenchidos na criação de uma Pessoa no Agendor!

(como são muitos campos, mostrei poucos na imagem)

Aí é só preencher conforme o que sentir necessário!

Vou deixar preenchido somente estes 3 campos para exemplificar. Clicando em "Continue" bem abaixo de tudo, conseguimos enviar este modelo para o Agendor para testar se está tudo certo!

Clicando em Fetch and Continue, o Zapier irá enviar estes dados para o Agendor de forma real, e assim que ele informar que foi realizado com sucesso:

Você poderá ver se está tudo certo no Agendor!

Agora aqui já temos uma integração feita no Agendor pelo Zapier!

Basta dar um nome...

... e clicar em OFF (para que fique ON) e a integração já está pronta para uso!

"Mas cadê a criação de Negócios?"

Este artigo já está um pouco extenso, e tem muitas coisas para vermos ainda!

Então a criação de Negócios irei colocar no artigo:

<Criando sua integração com o Zapier! Recursos Avançados!>
Ainda não está pronto, mas assim que tiver já irei colocar o link aqui!

Neste artigo irei abordar alguns campos que não explorei neste, como por exemplo:
Campos de data, listas e preenchimento avançado de relacionamentos.

Considerações finais

Esse artigo usou o exemplo do Gmail para ficar mais fácil de entender com o Zapier funciona. Mas o processo é o mesmo para qualquer integração que você precisar criar: Basta identificar o que você necessita e fazer as ligações De → Para  que você desejar! Explore bastante, seja curioso e descubra o quanto você pode ganhar tempo e produtividade desta funcionalidade que disponibilizamos para você!

E como sempre, se precisar de uma mãozinha, estamos aqui! 🎉


Nota de Rodapé:

1 - No caso do Gmail, é bom ficar sabendo que, tanto a lista de Triggers e Actions foi a própria Google que desenvolveu a integração, e o mesmo é verdade para todas as outras integrações. Nós da equipe de desenvolvimento da Agendor que construimos a integração com o Zapier assim como o próprio Facebook desenvolveu a integração dele, e por aí vai, as próprias empresas são responsáveis pelas suas integrações no Zapier.

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