Neste artigo, vamos explicar como você pode definir a privacidade de cadastros em massa no Agendor, controlando quais usuários têm acesso às Empresas, Pessoas e Negócios.
Como importar cadastros com acessos adicionais?
Prepare a sua planilha de importação
Antes de realizar a atualização, você precisa ter a planilha de Empresas, Pessoas e/ou Negócios que deseja incluir as informações de privacidade.
Se os dados já estão no Agendor, você pode exportá-los diretamente. Acesse a respectiva aba com as informações que deseja atualizar (Empresas, Pessoas e/ou Negócios), clique na opção Exportar, e baixe os dados.
Caso você esteja importando cadastros novos no Agendor, utilize a planilha modelo disponível em Empresas, Pessoas e/ou Negócios > Importar > Planilha de exemplo.
Inclua a coluna “Acessos adicionais” na planilha
Na planilha que você preparou, adicione uma nova coluna chamada “Acessos adicionais”.
Essa coluna será utilizada para indicar os usuários que terão acesso aos cadastros de Empresas, Pessoas e Negócios após a importação.
Preencha os usuários que terão acesso adicional
Na coluna “Acessos adicionais”, inclua os nomes dos usuários que terão acesso adicional a cada cadastro. Certifique-se de que o nome incluído na planilha seja igual ao nome do usuário cadastrado no sistema. Caso precise incluir mais de um usuário, separe os nomes por vírgulas.
Exemplo:
João Silva, Maria Souza, Pedro Costa
Importe a planilha atualizada
Após preencher a coluna “Acessos adicionais”, volte para o Agendor e importe a planilha na aba correspondente, seja Empresas, Pessoas ou Negócios. Para isso, acesse a aba desejada e clique na opção Importar.
Mapeie a coluna “Acessos adicionais” na importação
Para fazer isso, siga os passos da tela de importação e, ao chegar na etapa de mapeamento dos campos, associe a coluna “Acessos adicionais” com o campo correspondente "Acessos adicionais" do Agendor.
Finalize a importação
Você poderá visualizar as primeiras 50 linhas que serão atualizadas. Depois de conferir as atualizações, é só clicar em Realizar importação e concluir o processo.
Como ficará a privacidade dos cadastros após a importação?
Ao definir acessos adicionais via importação, a privacidade dos cadastros será alterada de acordo com as configurações atuais da sua conta.
Se a privacidade da conta estiver aberta, ou seja, se todos os cadastros puderem ser acessados por qualquer usuário, a inclusão de acessos adicionais irá fechar a privacidade dos cadastros que você configurou na planilha.
Isso significa que, após a importação, somente os administradores da conta, o usuário responsável e os usuários selecionados na coluna "Acessos adicionais" terão acesso a esses cadastros.
Se a privacidade da conta estiver fechada, a inclusão de acessos adicionais não mudará esse status. A privacidade continuará fechada e os acessos adicionais serão atribuídos apenas aos usuários que você indicou na planilha, além dos administradores e responsáveis que já possuem acesso por padrão.
Como remover acessos adicionais em massa?
Se você deseja remover acessos adicionais de vários cadastros em massa, siga estas instruções:
Na planilha de importação, deixe a coluna “Acessos adicionais” com as células vazias nos cadastros que deseja remover a privacidade e faça a importação em sua respectiva aba no Agendor:
Mesmo com as células vazias, mapeie a coluna "Acessos adicionais" durante a importação para que o sistema considere a remoção dos acessos nos cadastros:
Se a coluna “Acessos adicionais” não for mapeada durante a importação, a privacidade não será alterada.
Isso também vale para casos em que você não queira fazer alterações de privacidade durante algum processo de importação. Basta não mapear a coluna através da opção "Não importar" para que as permissões permaneçam como estão.
Dúvidas frequentes
Quais usuários podem ser incluídos em acessos adicionais?
Usuários com perfil de Colaborador podem ser adicionados.
Usuários com perfil Administrador não precisam ser adicionados, pois já possuem acesso padrão à todos os cadastros.
O que acontece na conta após remover os acessos adicionais?
Se a sua conta do Agendor estiver configurada com privacidade aberta e as células da coluna “Acessos adicionais” da planilha de importação estiverem vazias, os cadastros da planilha também voltarão a ter privacidade aberta.
Mas se sua conta do Agendor estiver configurada com privacidade fechada e as células da coluna “Acessos adicionais” estiverem vazias, os cadastros terão privacidade fechada e somente o Usuário Responsável e os usuários administradores poderão acessá-los.
Consigo exportar uma planilha do Agendor para consultar os acessos adicionais atuais dos meus cadastros?
Não. A exportação ainda não contempla as informações de acessos adicionais.
Se ficou alguma dúvida sobre o processo de atualização de privacidade em massa, nossa equipe está à disposição para ajudar. Basta entrar em contato pelo chat da plataforma ou enviar um e-mail para contato@agendor.com.br